Microsoft Bookings: vos clients prennent rendez-vous en toute autonomie

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14 Juillet 2021

Nous avons tous connus la situation de prise de rendez-vous par mail. Difficile de trouver une date sans connaitre les disponibilités de l'autre interlocuteur, de nombreux échanges, du temps passé. Les personnes ne sont pas toujours facilement joignable par téléphone. Il y a bien sûr la possibilité de partager son agenda mais nous n'avons peut être pas envie de diffuser nos agendas publiquement.


Encore une fois Microsoft 365 va bien plus loin que les outils bureautiques qui ont fait sa réputation. De nombreux services étoffent la suite dont "Microsoft Bookings".


 


Véritable outil de prise de rendez-vous, Bookings vous permet de créer un portail en interne ou même à destination des clients finaux.


 


La mise en place est très simple toutefois il manque encore quelques options pour que le produit soit parfait. Une durée de rendez vous est imposée, avec possibilité d'ajouter une marge avant et/ou après les rendez-vous. Si pour un cabinet médical ça pourrait être largement suffisant (15 min par patient, 5 min entre chaque patient), dans le cadre de rendez-vous chez le client / patient cela est un peu léger comme règle de gestion. Si 2 clients sont dans la même ville, la marge entre les 2 patients peut être de quelques minutes, si au contraire les 2 patients / clients sont éloignés l'un de l'autre, il faudra peut être envisager 1h entre les 2 rendez-vous. Il devrait pouvoir exister une marge entre rendez-vous calculée en fonction du temps de parcours théorique. De même dans certains métiers les rendez-vous ne font pas tous la même durée et il devrait y avoir possibilité de sélectionner la durée plutôt que de créer autant de déclinaisons de prestations que de durées.


Il est possible de modifier le questionnaire de réservation afin de qualifier le rendez-vous par exemple. De même, il est possible de proposer les créneaux disponibles en laissant la possibilité au client de choisir son interlocuteur ou au contraire de prendre le rendez-vous avec tout interlocuteur disponible. Evidemment il est possible de choisir le nombre de participants simultanés à un rendez-vous. Pour chaque prestation il est possible de sélectionner les plages horaires disponibles.


 


Il manque toutefois la prise en compte des jours feriés. Surprenant dans la mesure ou Outlook dispose d'un calendrier des jour feriés, Bookings devrait proposer de sélectionner si la prise de rendez-vous lors des jours feriés est possible. Cependant, les annulations ont été envisagées et il est possible de déterminer jusqu'à quel moment un rendez-vous peut être annulé. De même il est prévu l'envoi d'un rappel au client avant un rendez-vous.


 


Microsoft propose de créer un lien de réservation ou de l'ajouter au contenu d'un site existant. Les options de personnalisation sont trop limitées pour l'intégrer parfaitement à un site internet en respectant la charte graphique de celui-ci.


 


Cette solution logicielle, disponible en mode web ou sur application Android et iOs est prometteuse mais nécessite encore quelques ajustement pour être irréprochable et être adaptée à davantage de besoins.


Auteur: Christophe DEBOUDT