Nous utilisons l'ERP / CRM Dolibarr depuis mi-2016 et nous découvrons régulièrement des fonctionnalités non utilisées / sous utilisées qui pourraient vous être utiles et qui montrent à quel point le spectre de Dolibarr est large. En voici quelques-unes.
Gestionnaire de tickets / base de connaissances
Tout d'abord penchons nous sur le module de gestion des tickets / base de connaissance. A vrai dire nous ne l'avons pas encore tellement mis en place mais il n'est pas dénué d'intérêt. En plus de déclarer l'incident, la criticité, la catégorie (assez classique), il est possible d'avoir un aperçu des FAQ liées à cette catégorie de ticket. Notre crédo de tout rassembler dans le même outil est ainsi possible. Plutôt que saisir les tickets sous Dolibarr et avoir une base documentaire sur un dossier partagé, un Sharepoint ou autre, il est possible de constituer la base documentaire directement sous Dolibarr. Certes l'éditeur de texte ne vaut pas l'ergonomie de Sharepoint, mais l'essentiel est là et avec l'avantage d'être plus réactif que Sharepoint Online. Et quel bonheur de proposer à un salarié peu expérimenté ou un client via l'interface publique d'avoir des suggestions d'articles liés à la catégorie choisie lors de la création d'un ticket, tout ça sans chercher.
Signature électronique
Les solutions sont nombreuses pour y parvenir. La signature électronique de base est désormais intégrée à Dolibarr. Relativement incomplète, elle se contente de demander à l'utilisateur de signer via son stylet /doigt ou sa souris. Le "dessin" est apposé au PDF. C'est opérationnel mais perfectible. Le module optionnel MBI signature permet d'avoir une interface améliorée et nécessite que le signataire indique nom / prénom / bon pour accord et un appose un éventuel commentaire. Juridiquement ça n'a pas tellement plus de valeur mais le document pdf contient toutefois l'adresse ip du signataire, ce qui permet dans une certaine mesure d'authentifier l'emplacement du signataire. Ce même module est désormais compatible YouSign. Cette association permet une véritable signature électronique au sens juridique du terme, mais celà génère un coût pour chaque signature (achat de crédits YouSign).
Mailing
Qui a déjà utilisé SendInBlue sera déçu par l'éditeur de Dolibarr pour les mailings. Mais au délà de la partie graphique moins puissante, quelle simplicité de choisir les contacts / tiers en quelques clics en fonction de leur tag, date de création, code postal, et envoyer un mailing sans jamais quitter Dolibarr, sans avoir à exporter, importer depuis un autre outil, etc... Une fois le mailing envoyé, le prospect passe de "Jamais contacté" à "Contact réalisé". Et à tout moment il sera possible de savoir quel mailing a été envoyé au contact consulté. Il manque des statistiques sur les ouvertures de mails, clics sur le mail, etc... La fonctionnalité de désinscription est intégrée. Dolibarr, outil généraliste ne peut pas rivaliser avec Send in Blue, outil spécialisé, mais rend bien des services. Et si vous voulez aller plus loin, il est possible d'acheter un module SendInBlue sur le Dolistore afin de lancer la recherche des contacts dans Dolibarr, et faire la conception depuis l'outil du spécialiste du mailing. Si vous réalisez vos mailings intégralement depuis Dolibarr, quelques fichiers de paramétrage peuvent être modifiés afin notamment de prédéfinir les couleurs proposées selon la charte graphique de votre entreprise, ou la police de caractères / taille.
Paiement en ligne
L'ouverture de Dolibarr se manifeste clairement lorsque nous évoquons les moyens de paiement. Compatible d'origine avec Paypal, Stripe et Paybox, d'autres modules optionnels existent si vous souhaitez interfacer votre ERP avec PayPlug, PayU, PayZen, Lyra et même Stancer, le dernier né (filiale de Free). Ainsi vos factures pourront être accompagnées d'un lien de paiement par carte bancaire. Si vous préférez utiliser le paiement par prélèvement, c'est également possible. Création automatique de l'autorisation de prélèvement, puis création du fichier qui contient les ordres de prélèvement, à communiquer à votre banque.
Planificateur de travaux
Ce module n'est pas un modèle en ce qui concerne l'ergonomie et facilité d'utilisation mais utiliser les fonctions préparamétrées permet déjà de rendre bien des services. Ainsi il est possible d'envoyer un mail automatique aux tiers afin de les relancer pour une facture impayée depuis X jours. Il est également possible de générer automatiquement une facture de vente (si vous devez facturer un client tous les mois / trimestres /an d'un même service) ou accélerer la saisie de votre facture mensuelle de téléphone, de frais bancaires, etc... en la programmant comme facture récurrente. Il est également possible d'envoyer des rappels par mails pour les rendez-vous. Attention le planificateur de travaux a besoin la création d'une "tâche CRON" sur l'hébergement, plus ou moins facile à paramétrer selon l'offre et/ou l'hébergeur.
Gestion des approvisionnements
Si vous disposez de nombreuses références, de nombreux fournisseurs, la gestion des approvisionnements peut vite devenir un casse tête. Dolibarr peut vous aider, à calculer les quantités à commander en fonction des stocks, commandes en cours, stock désiré optimal. Si vos prix d'achats sont renseignés, Dolibarr vous proposera de chosir pour chaque référence le fournisseur afin de générer le bon de commande.
Compatibilité Microsoft 365
C'est une question que nous occupe depuis des années. Les développeurs de Dolibarr sont les apôtres du logiciel libre, et Microsoft ne trouve pas grâce à leurs yeux. Toutefois on ne peut pas ignorer que le système de messagerie Microsoft est leader incontestable en entreprise. Ne pas être (pleinement) compatible avec les solutions Microsoft, et en particulier Exchange, est un frein à l'adoption de Dolibarr. Mais ça y est, enfin. Plus besoin de paramétrages fastidieux pour chaque utilisateur et avoir à désactiver certains paramètres de sécurité: Nous commercialions désormais un module (conçu par un partenaire) rendant compatible Dolibarr avec Microsoft 365. Envoi des mails, synchronisation de l'agenda, et des contacts sont désormais possibles. Pour ne pas choisir entre ERP libre et solution leader de messagerie, ce module permet de faire parfaitement fonctionner les deux environnements ensemble.
Vues KanBan
Les vues KanBan font désormais leur apparition sur Dolibarr. En natif il s'agit juste d'une vue, sans actions possibles ce qui réduit nettement l'intérêt. Mais certains modules optionnels permettent d'avoir des vues KanBan avec gestion du glisser / déposer. Idéal notamment pour gérer les prospects, les tickets. Ces modules apportent une vraie touche de modernité à l'interface de Dolibarr et permettent un gain de temps non négligeable. Les filtres pourraient être améliorés mais dès les premières minutes d'utilisation on est séduit.
Gestion RH
La gestion des demandes de congés a fait son apparition il y a quelques temps. Finies les demandes orales ou les formulaires papier. Dommage qu'il ne soit pas possible d'afficher un agenda dédié "congés", qui serait plus lisible. Heureusement un développeur de modules y a pensé, et le commercialise pour quelques euros seulement. Dolibarr propose également la gestion des notes de frais. Pas de scan intégré (ajout des facturettes manuel), ergonomie perfectible mais opérationnel malgré tout.
Rapports et statistiques
Les statistiques intégrées se sont améliorées avec la version 17 notamment avec l'ajout de filtres, mais notre module Dolibarr Statistiques permet d'avoir des graphiques plus divers et nécessitant moins de clics. A ce jour nous avons cumulé 350 ventes de nos modules Dolibarr Statistiques (ancienne version) et Dolibarr Statistiques Premium (version actuelle) dans plus de 30 pays. Le module s'est enrichi au fil de nos nouvelles idées et des demandes de nos clients.
Couplage téléphonie / informatique
Sous réserve de l'achat des bons modules, et selon votre système de téléphonie, il est possible de faire des miracles. Nous utilisons depuis quelques mois le module MBI Calls afin d'interfacer Dolibarr avec notre système de téléphonie OVH avec notamment Clic to Call, liste des appels entrants et sortants, historique des appels pour chaque tiers / contact. Un module OVH nous permet également d'envoyer des SMS même si la non détection des numéros nationaux / internationaux pose quelques problèmes. Si vous n'êtes pas chez OVH, d'autres modules existent ou peuvent être développés afin de se connecter aux API de votre solution de téléphonie.
Mode Point Of Sale
Vous avez un magasin à gérer? Dolibarr possède un mode caisse enregistreuse. Le module est intégré en natif à Dolibarr et permet d'effectuer les ventes / paiement depuis une interface tactile. Pas besoin de former les utilisateurs en magasin à un système complet de facturation, ils pourront réaliser leur ventes avec une solution simplifiée, visuelle. Si vous êtes restaurateur, vous pourrez glisser déposer vos tables sur un plan, commencer une note et la compléter au fur et à mesure de l'avancée du repas.
Base SIRENE
Le module SIRENE permet de vérifier ou récupérer d'un clic les informations d'une entreprise depuis son nom, numéro de SIRET/SIREN. Très pratique lors de la création d'un tiers. Ceci permettra aussi de récupérer facilement toutes les informations utiles rapidement dans le cadre de la future facturation électronique.
Ouverture aux développeurs
Et si tout ce qui vient d'être cité n'était pas suffisant, Dolibarr permet de développer rapidement des nouvelles fonctionnalités. Désormais tous les ERP/CRM permettent d'utiliser des API pour s'ouvrir sur l'extérieur, Dolibarr permet de développer des modules directement dans l'ERP pour y apporter des fonctionnalités, avec quasiment aucune limite. Ceci nous permet de disposer d'une seule interface de gestion, et faciliter la maintenance. Dolibarr dispose même d'une interface de création simplifiée de modules, permettant un gain de temps important, la création de la structure, des classes étant automatisée.
Alors oui Dolibarr est puissant, son modèle de logiciel gratuit / libre est sa force et à la fois sa faiblesse. Son ergonomie est correcte, les fonctionnalités sont très diverses même si certaines peuvent être plus soignées à la concurrence. La gestion de certaines fonctionnalités comme les relances d'impayés est un peu spartiate, mais toutes les sommes économisées sur les licences vous permettrons largement de vous faire accompagner pour ces problématiques de paramétrage voire même de faire développer des fonctionnalités pour coller au plus près de vos activités. Car oui Dolibarr est libre et vous permet d'avoir un ERP personnalisé comme aucun autre. Il peut nous arriver d'être séduits par des produits tels que Axonaut, ou SellSy, et s'ils sont mieux sur certains aspects, Dolibarr n'a pas à rougir pour un produit libre. Son interface assez classique le rend aussi très réactif. Dolibarr est complet, mais pour l'améliorer des centaines de modules se trouvent sur le Dolistore, et si ça n'était pas suffisant, n'importe quel développeur PHP pourra créer des modules sur mesure.
